Ograniczenie do niezbędnego minimum dokumentów drukowanych i racjonalne zarządzenie ich obiegiem może przynieść wymierne korzyści każdemu przedsiębiorstwu, zarówno małej firmie, jak i ogromnej korporacji. W parze z oszczędnością idzie też zapobiegnie dalszej degradacji środowiska naturalnego i mniejsze zużycie energii elektrycznej.
Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, żeby obliczyć rzeczywisty koszt drukowania w biurze. Na koszty eksploatacyjne drukarki biurowej składa się nie tylko cena zakupu urządzenia, ale także zakup odpowiedniego tonera lub atramentu, papieru, konserwacja sprzętu i zużycie energii elektrycznej.
Drukowanie jest jednym z tych obszarów funkcjonowania firmy, który generuje najwięcej strat finansowych i środowiskowych i który zarazem najłatwiej poprawić. Wystarczy wprowadzić kilka drobnych zmian, które pomogą obniżyć koszty drukowania.
Drukarki wielofunkcyjne zamiast osobistych
Kupując drukarki, dobrze jest zminimalizować, a nawet wyeliminować użytkowanie w biurze drukarek osobistych. Większe, współużytkowane drukarki wielofunkcyjne (MFP) są wydajniejsze i mniej kosztowne w eksploatacji, pozwalają zarazem obniżyć koszty energii elektrycznej.
W większości przypadków w zupełności wystarczającym rozwiązaniem jest wybór drukarki monochromatycznej, a w przypadku kolorowych drukarek laserowych m.in. takich firm jak Canon czy Hewlett Packard HP używanie tylko czarnego koloru. W ten sposób można spowolnić zużycie kolorowych wkładów. Wykresy, nagłówki, stopki, zdjęcia i inne kolorowe elementy dokumentów można skonwertować na czarno-biały druk w skali szarości.
Druk po obu stronach
W przypadku stosowania druku dwustronnego w firmach, kwota przeznaczona na zakup papieru może zostać zmniejszona nawet o 50%. Czasy, kiedy trzeba było czekać na wydrukowanie dokumentu, aby móc go odwrócić do druku na drugiej stronie, minęły już wiele lat temu. Dziś dzięki nowoczesnym drukarkom proces drukowania dwustronnego przestał być czasochłonny. Wystarczy po prostu ustawić drukarkę na drukowanie dwustronne. Ten sposób drukowania ma też wpływ na oszczędność energii, wody i zmniejszenie konieczności wycinania drzew.
Niższa gęstość druku i ekonomiczna czcionka
Niższa gęstość druku pozwala zmniejszyć zużycie atramentu/tonera i obniżyć koszty eksploatacyjne urządzeń biurowych. Za najbardziej ekonomiczną czcionkę w historii uznawany jest Garamond. W ramach oszczędzania atramentu/tonera podczas drukowania dobrze sprawdzają się też takie czcionki, jak Century Gothic, Times New Roman lub Courier. Również europejska firma Ecofont stworzyła czcionkę z małymi dziurkami w literach. Jej stosowanie pozwala zmniejszyć zużycie tonera lub atramentu nawet o kilkanaście procent.
Skanuj więcej i drukuj mniej
Skanowanie dokumentów i przesyłanie ich drogą elektroniczną, to kolejny sposób na oszczędność papieru i urządzeń drukujących. Nie ma też potrzeby drukowania e-maili, które można zarchiwizować w pamięci komputera albo na nośniku zewnętrznym.
Drukowanie N-Up
Drukowanie wielu stron na jednym arkuszu papieru (druk N-up) może być całkiem skutecznym sposobem na zmniejszeni zużycia papieru w biurze. Współczesne drukarki pozwalają wybrać, ile stron ma być wydrukowanych na jednym arkuszu.
Fot David Dunmore z Pixabay
