Choć w dobie elektronicznego obiegu dokumentów coraz mniej drukujemy, to nadal trudno wyobrazić sobie urząd bez drukarki.
Zarówno samorządowcy, jak również firmy zdają sobie sprawę, że koszty wydruków mogą znacząco obciążać budżet danej jednostki i stanowić dość pokaźną część wydatków.
Drukując kolejne strony często zastanawiamy się, w jaki sposób zoptymalizować koszty wydruku i czy w ogóle jest to możliwe?
Dlaczego koszty wydruków są tak wysokie?
Na koszty wydruków składa się wiele czynników. Najważniejszym z nich jest człowiek.
Wynika to z faktu, że często drukujemy mnóstwo niepotrzebnych materiałów i dokumentów. Brak kontroli nad wydrukami powoduje ich szybki wzrost i obciążenia dla budżetu.
Drugą kwestią jest sam wydruk. Chodzi przede wszystkim o wydruk w dużych formatach, kolorowym tuszem, a także jednostronnie czy bez odpowiednio ustawionych marginesów.
Kolejne czynniki wpływające na ogólne koszty wydruku to ceny serwisu i napraw sprzętu, a także zakup materiałów eksploatacyjnych, w tym głównie tonerów, które są stosunkowo drogie.
Nie należy zapominać, że na koszt wydruku wpływa również sam sposób eksploatacji urządzenia. Nieczyszczona drukarka, z tanimi zamiennikami może powodować zacinanie się papieru, czy słabej jakości wydruki, które później trzeba ponawiać.
Jak skutecznie obniżyć koszty wydruku?
Sposobów na obniżenie kosztów drukowania jest wiele. Zaczynając od najprostszych, czyli korzystania z trybu ekonomicznego, ustawienia czarnego koloru tuszu jako domyślnego, dwustronnego drukowania. Po bardziej zaawansowane w postaci wysokiej jakości sprzętu drukującego, tonerów, czy specjalnych aplikacji.
Dobrym rozwiązaniem, które z powodzeniem może być zastosowane w samorządach jest także odpowiednie ustawienie marginesów przed wydrukiem, a także zaopatrzenie się w specjalny program, który z drukowanego tekstu usuwa wszystkie zbędne informacje (na przykład reklamy). Drukując dokument zawsze warto zmniejszyć czcionkę oraz format dokumentu.
Aby myśleć o oszczędnym rozwiązaniu warto wprowadzić szczegółową kontrolę i monitoring wydruków.
Drukując dużą ilość stron, myśląc o zakupie urządzenia drukującego szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na koszt wydruku jednej strony. To także pozwoli na późniejsze oszczędności.
Ile można zaoszczędzić?
Z raportu przygotowanego przez KPMG wynika, że w Polsce statystycznie przypada aż 8000 wydrukowanych stron rocznie na jednego pracownika. Sam koszt wydruku, nie wliczając kosztów serwisu i zakupu urządzenia, a także samego papieru wynosi blisko 800 złotych.
Natomiast badania prowadzone przez Centre for Economic Business Research w 23 krajach regionu EMEA pokazują, że instytucje na wydruki wydają ponad 258 miliardów dolarów. W Polsce wydruki pochłaniają rocznie około 4,25 miliarda złotych.
Szacuje się, że firmy i instytucje mogłyby oszczędzić na kosztach wydruku od pół miliarda do ponad miliarda złotych w skali roku.
Co ciekawe, największych oszczędności z tytułu zmian w zarządzaniu wydrukami może spodziewać się administracja rządowa i samorządowa. Oszczędności w tym sektorze mogłyby wynieść aż 152 miliony złotych.
Zamiast kupować drukarkę może lepiej wynająć?
Coraz częściej spotykanym rozwiązaniem, które w najbliższych latach będzie dynamicznie się rozwijało jest outsourcing drukowania.
Jak się okazuje wynajęcie drukarki może być znacznie bardziej opłacalne niż jej zakup. To na barkach firmy outsourcingowej leży późniejszy montaż, serwis urządzenia, a także zakup materiałów eksploatacyjnych.
Do najważniejszych zalet tego modelu należy:
- oszczędność (nie ma kosztów zakupu drukarki oraz jej amortyzacji; na wydrukach instytucja jest w stanie generować oszczędności na poziomie 30-40%),
- dopasowanie urządzenia do potrzeb i skali wydruków,
- zakup materiałów eksploatacyjnych oraz bieżący serwis urządzeń leży po stronie firmy outsourcingowej,
- umowa na czas nieokreślony, która może być wypowiedziana w dowolnym momencie,
- brak kosztów związanych z zainstalowaniem i konfiguracją urządzenia,
- szkolenie z obsługi sprzętu,
- serwis dostępny 24 godziny oraz zapewnienie urządzenia zastępczego na czas naprawy,
- wygodne miesięczne rozliczenia.
