Druk dokumentów, czy obieg elektroniczny – czyli jak ograniczyć koszty w urzędzie?
Coraz więcej firm, w codziennym obiegu, stosuje przepływ dokumentów drogą elektroniczną. Nie jest to jednak możliwe w każdej sytuacji, a w szczególności w urzędach. Wiele instytucji państwowych nieustannie używa drukarek. Urzędy drukują średnio 50 tyś stron miesięcznie. Zatem jaką drogę wybrać, aby pogodzić efektywność działań urzędu z oszczędnością i ekologią?
Jak wskazują badania, koszty druku w administracji mogą stanowić nawet do 4 procent jej wydatków. Jeśli szukamy oszczędności, koszty druku to jedno z głównych obszarów, w których możemy je znaleźć.
Częstym problemem jest znalezienie osoby, która obeznawszy się z rynkiem, mogłaby podejmować decyzje inwestycyjne. Stanowi to jednak jeden z podstawowych czynników, dzięki którym dany podmiot mógłby przestać przepłacać.
Jeżeli chcemy wiedzieć jak za druk płacić mniej, konieczne jest zapoznanie się z ofertami firm produkujących sprzęt biurowy. Przy wyborze urządzeń warto zwrócić uwagę czy posiada on funkcje oszczędzania energii, jakimi tonerami dana drukarka jest zasilana. Ważne jest również, czy zamiast tonery te ciągle wymieniać, można poddać je regeneracji. Zwróćmy także uwagę czy drukarka nie jest zbyt duża lub mała na potrzeby urzędu?
Pół miliarda niepotrzebnie zadrukowanych kartek!
Gdy odpowiemy sobie na te pytania i wybierzemy interesujący nas sprzęt, warto poinformować pracowników w jaki sposób powinni się z nim obchodzić, jakie dokumenty trzeba drukować, a które mogą być przekazane dalej drogą mailową. Jest to ważny krok, gdyż szacuje się, że aż 10% wszystkich wydruków biurowych jest niepotrzebna. Według raportu firmy audytorskiej KPMG, spośród 5,5 miliarda zadrukowywanych kartek w biurach, około pół miliarda to wydruki zbędne, czyli śmieci. Jeśli musimy coś wydrukować starajmy się to robić obustronnie.
Nowoczesne sprzęty pozwalają monitorować wszystkie czynności związane z drukowaniem. Odpowiedni system obiegu dokumentów urzędowych pozwala też ograniczyć ilość niepotrzebnego drukowania, pozostawiając arkusze w formie elektronicznej. Mimo braku dokumentu ”na papierze”, jest on nadal dostępny, łatwy do odnalezienia, przesłania, czy okazjonalnego wglądu.
Kolejnym rozwiązaniem, które może pomóc w obcięciu kosztów druku jest outsourcing, czyli zlecenie pewnych zadań na zewnątrz. Istnieją firmy, które specjalizują się w dostarczeniu sprzętu, jego obsługą i serwisowaniem, jak i dostarczaniem oraz wymianą materiałów eksploatacyjnych. Nie tracimy cennego czasu pracowników, nie oddelegowujemy członków zespołu do czasochłonnej obsługi maszyn drukujących. Korzystamy z usług firmy, która na koniec miesiąca dostarczy nam tylko jedną fakturę, dzięki czemu koszty są niższe i przejrzyste.
Urząd urzędowi nierówny – wskazany audyt
Pamiętajmy, że aby wdrożyć jakiekolwiek rozwiązania, mające na celu zmniejszenie kosztów funkcjonowania danego urzędu, najważniejsza jest zawsze rzetelna analiza, w zakresie jego celów, potrzeb i wydatków. Sama świadomość, że dzięki coraz nowocześniejszym technologiom urząd może stać się bardziej przyjazny środowisku, nie wystarcza. Warto, w związku z tym, zlecić audyt ekspercki, który weźmie pod uwagę specyfikę badanej jednostki, liczbę oraz rodzaj załatwianych przez obywateli spraw, podliczy całościowy koszt druku (włączając w to np. zużycie energii), a na koniec wskaże ścieżki optymalizacji i policzy ile moglibyśmy na tym oszczędzić.
